Computer alleine an Schulen sind nicht mehr zu bezahlen. Hard- und Software machen bei dezentralen Konzepten lediglich 30% der Gesamtkosten aus. Die verbleibenden 70% für Service, Administration und Ausbildung sind oft nicht oder nur unzureichend eingeplant. Deshalb gilt es diesen Kosten entsprechendes Augenmerk zu schenken. Ein wesentlicher Teil des Sun@School Konzeptes ist es genau diesen Kostenblock zu reduzieren: über einen externen Anbieter von EDV-Leistungen - z.B. einem kommunalen Rechenzentrum, einem Universitätsrechenzentrum oder einem Anbieter aus der freien Wirtschaft - wird der Schule sämtliche Hard- und Software zur Verfügung gestellt (Education Service Provider - ESP). Er kümmert sich um die Installation der durch die Lehrer vorgegebenen Software, den Austausch alter oder defekter Geräte und richtet eine Hotline für Problemfälle ein.

Sun@School nutzt das Netzwerk um die Schulen mit professionellen Servicezentren zu verbinden. Der Schulcomputer ist ein "Ultra Thin Client" ohne lokale Festplatten, Daten und Programme. Ein solches Sun Ray System ist nicht nur wartungsfrei sondern auch völlig geräuschlos. Dies stellt gerade im Schuleinsatz einen immensen Vorteil dar. Man denke an Medienecken in Klassenräumen oder Computerräume mit 16 und mehr Systemen in einem Raum. Ein großer Server verhindert Engpässe in Leistung und Datenplatz. Notwendige Erweiterungen in Leistung und Funktionalität müssen nur an diesem einen zentralen System vorgenommen werden. Damit veralten die Arbeitsplätze nicht und es werden Standzeiten von 6 - 8 Jahren erreicht.

Das auf Fernwartung und zentrale Software- und Nutzerverwaltung ausgerichtete System wird einmal ganzheitlich konzipiert und dann lediglich in allen angeschlossenen Schulen implementiert und auf die lokalen Bedürfnisse angepasst. Durch die zentrale Konzeption und Betreuung, basierend auf einem wartungsarmen Gesamtsystem werden erhebliche Synergieeffekte erzielt. Damit gelingt es auch sehr große Installationen mit wenig Personal zu betreuen.

Ein einfacher und übersichtlicher Zugang zu dem Arbeitsplatz im Netz wird über das Schulportal zur Verfügung gestellt. Hinter dem Schulportal steht das komplette per Computer abrufbare Informationsangebot und alle Anwendungen der Schule zur Verfügung sozusagen das hausinterne Internet. Von der dahinter liegenden komplexen Vielzahl von Programmen und Datenbanken merken Schüler und Lehrer nichts. Die Schule bestimmt, welche Inhalte eingespeist werden, wer Zugang bekommt und wer Änderungen vornehmen darf. Unterstützt wird sie dabei von ihrem Education Service Provider.

Auch wenn offene Standards unumgänglich sind um netzbasiert zu arbeiten, so gibt es doch in der Übergangsphase die Notwendigkeit auch systemabhängige Software zu unterstützen. Im Sun@School Konzept lassen sich daher auch Windows-Anwendungen über den Windows-Terminalserver Ansatz auf der Sun Ray wie auf einem normalen PC darstellen.