Montag, 15. April 2024 | Stadt Paderborn - Die Ausländerbehörde der Stadt Paderborn ist in Sachen Digitalisierung bereits sehr gut aufgestellt. Das Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen hat Ende 2023 rund 500.000 € an Fördermitteln bewilligt, um die Digitalisierung der Ausländerbehörde der Stadt Paderborn weiter voranzutreiben. Die Abteilung kümmert sich zusammen mit einem kleinen Team aus den Bereichen Informationstechnik, Organisation und Stabsstelle Digitalisierung darum, die Qualität, Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit kommunaler Leistungen durch digitale Transformation der Geschäftsprozesse zu verbessern. Die Arbeit in der Ausländerbehörde der Stadt Paderborn wird bereits durch Fachsoftware unterstützt und die Aktenführung wurde schon im Jahr 2022 komplett digitalisiert. Die Fördermittel sind für das Jahr 2024, den bereits guten Digitalisierungstand hat die Abteilung bereits ohne Fördermittel erreicht. Die Zielsetzung für dieses Jahr: Digitalisierung in einem hochbelasteten Arbeitsumfeld vorantreiben, Entlastung bei Routineaufgaben, um Ressourcen für die qualifizierte Sachbearbeitung und Entscheidung von Anträgen freizusetzen.

Außerdem sollen durch die Beschaffung weiterer Hardware- und Softwarekomponenten, die Implementierung von Leistungen nach dem Onlinezugangsgesetz sowie Softwarelösungen in bestehenden Systemen, Abläufe optimiert werden. Darüber hinaus werden die digitalen Kompetenzen der Beschäftigten durch Fortbildungsmaßnahmen gestärkt. Durch diese Maßnahmen werden die Beschäftigten entlastet, so dass personelle Ressourcen für die qualifizierte Sachbearbeitung freigesetzt, die Mitarbeiterzufriedenheit gestärkt und die Kundenzufriedenheit weiter gesteigert wird.

Als erste Maßnahme sind kleine Sprachcomputer für den Publikumsverkehr beschafft worden. Die kompakten Geräte können bei sprachlichen Herausforderungen die Kommunikation in über 70 Sprachen unterstützen. Sowohl die Beschäftigten als auch die Kunden sind bereits nach wenigen Wochen begeistert von den Einsatzmöglichkeiten. Die Sprachcomputer bieten gleich mehrere Optionen: es können Spracheingaben und Unterhaltungen, fotografierte Texte und Schriften sowie gesprochener und getippter Text übersetzt werden.