"Wir sind nicht euphorisch, wir sind realistisch." Diese Aussage von Thomas Kloppenburg am Ende seines Vortrags im Haupt- und Finanzausschuss der Stadt Paderborn umriss die Haltung zur Einführung einer digitalen Sachbearbeitung in der Paderborner Stadtverwaltung eindeutig. Sofern die Gremien der Stadt dem vom IT-Experten der Paderborner Stadtverwaltung erläuterten Vorschlag folgen, könnte ab 2013 unter der Beteiligung des kommunalen Rechenzentrums GKD Paderborn die ersten 100 Arbeitsplätze mit einem entsprechenden Dokumentenmanagementsystem ausgerüstet werden. Die Zahl der Arbeitsplätze, so die Vorstellung der Verwaltung, soll bis 2016 auf 400 steigen. Die Kosten dafür würden jährlich 400.000 Euro betragen. Die digitalisierte Akte oder die digitalisierte Rechnung wären damit keine Zukunftsmusik mehr. Die steigende Nutzung elektronischer Medien erfordere zunehmend den Ausbau der IT-Infrastruktur, so Kloppenburg. Kern einer digitalen Sachbearbeitung sei das Dokumentenmangementsystem (DMS). Dies bringe Dokumente und Geschäftsprozesse zusammen und verändere dabei die Arbeitsweise. Unterschiedliche Dokumentenquellen, wie E-Mail, Papier usw., könnten zu einer Informationsbasis verknüpft werden. Das Hauptamt der Stadt habe aufgrund dieser Entwicklung eine Studie angestoßen, um den Nutzen und die Wirtschaftlichkeit für ein DMS verwaltungsweit zu untersuchen. Die Studie sei unter der Federführung der GKD und unter Beteiligung weiterer Kunden der GKD, auch des Kreises Paderborn, und einem externen Berater erstellt worden. Ein Ergebnis dabei sei gewesen, dass es für den gesamten GKD-Bereich wirtschaftlich sinnvoll sei bis 2016 etwa 1.000 Lizenzen zu erwerben, um die Verhandlungsposition eines Großkunden zu nutzen. Die Investitionen würden sich langfristig rechnen, da eine ganze Reihe von Effekten das Verwaltungshandeln beschleunige und damit Kosten spare. Kloppenburg nannte verkürzte Durchlaufzeiten beispielsweise bei Rechnungswesen und der Postbearbeitung. Vorteile des DMS seien auch die ortsunabhängige Verfügbarkeit von Akten, eine verbesserte Auskunftsfähigkeit und eine erhöhte Rechtssicherheit. Um eine optimale Wirtschaftlichkeit zu erreichen, sei es sinnvoll letztlich alle 1.400 Arbeitsplätze mit dem DMS auszustatten.